Vše, co potřebujete vědět o elektronické fakturaci
Co je elektronická faktura?
Elektronická faktura plně nahrazuje klasickou papírovou fakturu. Každá elektronická faktura je opatřena digitálním elektronickým podpisem (elektronickou značkou) tak, aby splňovala veškeré zákonné náležitosti. Zasíláme ji e-mailem jako přílohu ve formátu PDF.
Je elektronická fakturace legální?
Elektronická fakturace je českými i evropskými zákony uznávaná a podporovaná forma vystavování, zasílání a uchovávání daňových dokladů (faktur). Elektronické daňové doklady mají stejnou váhu jako papírové.
Podrobné legislativní podmínky používání daňových dokladů v elektronické podobě naleznete v následujících zákonech (ve znění pozdějších předpisů): Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví; Zákon č. 235/2004 Sb., o DPH; Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu.
K čemu je využíván elektronický podpis?
Elektronický podpis neslouží jen jako náhrada razítka a ručního podpisu pověřené osoby, ale tvoří mechanismus, který zajišťuje, že elektronicky dokument pochází skutečně od daného dodavatele a nebyl někým pozměněn
Jak funguje elektronický podpis?
Pomocí algoritmu se vytvoří řetězec znaků tzv. hash funkce, která je následně podepsána (ve skutečnosti zašifrována) privátním klíčem odesílatele. Při validaci se naopak používá veřejný klíč, který dokáže data rozšifrovat a ověřit, zda byla podepsána privátním klíčem odesílatele.
Aby byl elektronický podpis důvěryhodný a uznatelný, je nutno při podepisování použít kvalifikovaný certifikát, což je zpráva podepsaná certifikační autoritou, která obsahuje informace týkající se odesílatele, jako je jméno, název organizace, IČ apod. a zaručuje, že jsou tyto údaje správné.
Proč vyžadujete souhlas se zasíláním elektronických faktur?
Abychom Vám mohli zasílat daňové doklady v elektronické podobě, musíme si k tomu na základě platné legislativy vyžádat Váš souhlas.
Co se stane, pokud nebudeme souhlasit se zasíláním faktur v elektronické podobě?
Pokud se zasíláním našich elektronických faktur souhlasit nebudete, budeme schopni Vám ještě po určitou omezenou dobu (v řádu několika měsíců) nadále bezplatně zasílat klasické papírové faktury.
Vzhledem k tomu, že elektronická fakturace je výrazně efektivnější (okamžité doručení, automatizované zpracování, šetření environmentální), nebude z naší strany zasílání klasických faktur nadále podporováno a budeme Vás o přechod na elektronickou fakturaci opakovaně žádat. Zasílání papírových faktur klasickou poštou bude pak výhledově pro naše zákazníky zpoplatněno. Přijímání e-faktur proto může uspořit náklady i Vám.
Podpis na faktuře vidím s neznámou platností. Proč?
Kořenové certifikáty České pošty s.p. – PostSignum QCA nejsou součástí instalace Windows/Linux/Mac OSX a proto operační systém neví, jak a kde má podpis ověřit. Jestli si tyto certifikáty nainstalujete do svého PC, tak se faktura bude ukazovat jako ověřená. Tento postup je ale složitý a zdlouhavý. Existuje ještě jedna možnost, kdy řeknete Acrobart Readru, že tomuto podpisu věříte. Tento postup je uveden zde:
1) Otevřeme si daný dokument v programu Acrobat Reader a klikneme pravým tlačítkem myši na nyní neověřený digitální podpis. Vybereme volbu „Zobrazit vlastnosti podpisu...“.
2) V dalším okně vybereme záložku „Autor podpisu“ a klikneme na tlačítko „Zobrazit certifikát“.
3) Následně si zobrazíme záložku „Důvěryhodnost“ a klikneme na volbu „Přidat k důvěryhodným identitám...“.
4) V následujících 2 oknem nic nezaškrtáváme a pouze vždy klikneme na tlačítko „OK“.
5) Po dokončení daný dokument zavřeme a při opětovném otevření bychom již měli vidět digitální podpis zobrazený tak jako na následujícím obrázku.
